GTD krok 3 – milestones
Po nějaké době jsem přikročil k dalšímu kroku – milestones.
Princip je opět až krutě jednoduchý – stanovíme si cíle na časová období a doporučuji zvolit den a týden. Cílů by mělo být málo, mělo by být jasně poznatelné splnil/nesplnil a … to je asi vše.
Zní to strašně jednoduše a fakt to tak jednoduché je – v pondělí ráno/v neděli večer si prostě vklidu sedneme podíváme se (pokud máme) na cíle z minulého týdne – splněny O.K. vyškrtneme, nesplněny – zkusíme se zamyslet proč a sepsat si na to pár bodů, případně se zamyslet, jestli úkol trvá, co musíme změnit, abychom tento cíl dosáhli následují týden. No a doplníme další cíle na následující týden.
Úplně stejný proces provedeme ráno/večer (jak se komu hodí – já volím ráno ve vlaku) a stanovíme si menší cíle na tento den.
V první fázi doporučím si dávat na den 2, maximálně tři cíle a na týden maximálně do pěti. Po pár týdnech uritě zlepšíme odhad, co za ýden/den zvládneme a co je moc. Že se ne vždy vše podaří je realita, ale měli bychom si sami pro sebe říct, proč se to nepovedlo – děláme to pro sebe, je lepší si přiznat, že jsem “dnes neměl svůj den achatoval s kamarádem”, než vymýšlet důvody a lhát sám sobě – i zde platí věta “kdo chce, udělá, kdo nechce, hledá důvody proč to nejde.”
Jako druhou radu přidám věc zmíněnou snad ve všech GTD příručkách – snažte se co nejvíce udělat ráno – neodkládat to.
GTD krok 2 – zkušenosti a retro
Pokud jsem celkem bez problému začal používat seznamy úkolů a mohu říci, že se velmi osvědčily – postupně se věci řeší …
Druhý krok – pomodoro timer je pro mě mnohem náročnější – 25 minut bez přerušení telefonem, kolegou, … něčím je prostě luxus, který je těžko dosáhnout a někdy musím být velmi nepříjemný, abych to dodržel – navíc mi celkem vadí hovor za zády, takže při čtyřech lidech v pracovně to je prostě náročné. Zároveň musím potvrdit, že ono 20-25 minutové “zabrání se do práce” a soustředění prostě většinou problém posune vpřed daleko více než 5 krátkých desetiminutovek přerušovaných něčím. No nic, budu se muset holt více snažit.
Zároveň jsem si při tom všimnul, že problém GTD a ZTD se vůbec netýká jenom jednotlivce, ale stejně tak i skupin, organizací, firem, … Kolikrát jenom kolem sebe vidím chaotické poskakování z problému na problém a řešení prkotin v okamžiku, kdy jsou závažné problémy čekající na vyřešení. Snad každý větší projekt/úkol/cíl by si u organizace i člověka zasloužil na začátku alespoň krátké zamyšlení a uvědomění si, co všechno pro to je třeba splnit. Tento základní kámen (alespoň dle mého názoru) je u tolika problémů opomíjen, že mohu říci – projektové řízení v ČR téměř neexistuje.
Pokud mohu pozorovat, většina projektů je řízena s tím, že chceme dosáhnout “něčeho velmi obecného” – pravděpodobně s vizí, že se to těžko měří a nebude nikdo později řešit, jestli byl projekt úspěšný nebo ne. Věc jako harmonogram prací – klidně načmáraný na nástěnku v kanceláři a odškrtávání milníků (splněných úkolů) + jeho postupné změny – posouvání, doplňování/mazání dalších úkolů – to je v našich podmínkách snad sci-fi.
Ono je to vlastně pochopitelné – v ČR je nyní u moci (na vedoucích postech) generace 40-50-níků, která tohle nikdy nestudovala a je v této oblasti “samouky”. Často lidé s velmi vysokou odborností hřeší právě na svoje odborné znalosti z oboru, ale o managementu a řízení “nemají páru”. Těžko jim vyčítat, že to nestudovali, ale lze říci, že mnozí z nich se ani nyní nesnaží. Po svých podřízených skoro automaticky vyžadují další vzdělávání, ale sami tu svojí nejpotřebnější odbornost – vést a řídit – zanedbávají naprosto fatálním způsobem.
Ostudou mladších generací je fakt, že je ještě nepřeválcovala. Bohužel je to dáno “zatuchlostí a malostí” českého obchodního rybníčku, kde je nejčastější taktikou “já na bráchu, brácha na mě”. Začíná to už u státních/obecních zakázek, kde nejčastěji oslovenými firmami jsou ty, které patří “Pepovi od vedle”, nebo které “dali patřičné všimné”. A stejné je to u velkých firem – i zde si lidé jen na trochu vyšších postech dohazují zakázku jeden druhému, protože firma to zaplatí.
Za této situace je potěšující fakt, že velké firmy postupně klesají ve významu a rozvíjí se mnoho drobnějších firem, které přestáli krizi, často lépe než ty velké, které mají silnější základy (možná, že shnilé, ale základy). Všem těmto malým firmám: Hodně štěstí.
GTD krok 2 … pomodoro timer
Tak tohle bude oříšek – jeden z nejhorších problémů – roztěkanost. Doporučené řešení je tzv. pomodoro časovač. Přeneseně řečeno “minutka na vajíčko”. Postup je jednoduchý, ale o to náročnější na sebekázeň.
- Nastavit si časovač na určený čas – doporučuje se cca 20-30 minut (nejčastěji jsem viděl hodnotu 25 minut, ale asi bude záležet na každém z nás). Po tuto dobu pracovat na konkrétním úkolu …
- Práci v tomto intervalu nepřerušovat, nevěnovat se ničemu jiném – žádný web, žádné maily, žádné bloumání – prostě makat na konkrétním úkolu (moderně tásku 🙂
- Pokud už musím přerušit práci (prostě příroda zavolá, tornádo, šéf, pohledná kolegyně, …) časovač vypnu a zapnu ho znovu OD ZAČÁtku v okamžiku, kdy se znovu dávám do práce.
- Po uplynutí intervalu (minutka cinkne, …) si dávám cca 5 minut pauzu (moderně break 🙂 – email, protáhnout se, web, … cokoliv, ale nemyslet na problém – snaha o dosažení nového pohledu “proč to proboha dělám takhle, …)
- A znovu zapínám časovač na daný interval a vrhám se do práce.
- Tenhle koloběh práce – pauza opakuji 3-4 krát a následuje čtvrthodina odpočinku. Lze také přejít na další úlohu, proběhnout seznam úkolů, …
Jestli se to někomu zdá easy, zkuste si to – skoro u každé duševní činnosti to vyžaduje šílenou sebekázeň – nerozptylovat se a stejně tak na problém během pauzy nemyslet …
But go on – let’s try it. Right now, right here
GTD … step 1 – zkušenosti
Po dvou týdnech mohu shrnout následovně:
- Opravdu mám pocit, že jsem vyřešil dost věcí, které jsem předtím odkládal
- Hodně pomůže, pokud máte nějaký pravidelný režim – něco co denně dodržujete a “úkolovníček” k tomu přidat – já třeba denně ráno cvičím – takže po cvičení kouknu do notýsku na úkoly – mozek prokrvený a aspoň vím, co mě ten den (asi) čeká – krom toho má hned po cvičení člověk pocit “že z nejhoršího je venku” 🙂
- Pokud neplatí bod 2) zkuste to jako “první věc, když přijdu do práce” třeba spolu s ranním čajem/kávou
- Doporučuji na začátku projekty rozdělit “spíše více” … na cca 5-10
- Podobně doporučuji úkoly navrhovat krátké – něco co prostě uděláte do hodiny – delší úkoly mají tendenci být odkládány – není na ně chuť
- Použijte (aspoň pro začátek) to nejjednodušší co máte – notes na psaní úkolů, maximálně outlook úkoly/co nejjednodušší ToDo aplikaci/službu – žádné “Project managery” atd.
- Zkuste si (třeba po týdnu) úkoly trochu organizovat – prioritu, místo/zdroj – to se mi hodně osvědčilo – úkoly, které musím udělat v práci, doma, potřebuji na ně internet, telefon, ostatní – pokud si pak ráno zobrazíte jen úkoly “práce” – víte co máte dnes udělat. Ovšem pořád platí – jednodušší = lepší – tedy žádné komplikované zdroje/místa, zvolit jich tak cca 5 a poslední “ostatní”. Podobně priority třeba 3 vysoká, normál, nízká …
- Jeden trik proti ZTD – vytvořte si projekt “život”/”ostatní” … no nazvěte si ho jak chcete a tam sypte … no prostě to ostatní s vědomím, že konec projektu život – moc dosáhnout sice nechceme, ale jeho úkoly plnit ano 🙂
- Pokud někde propadne termín – do poznámky si napište důvod (a případně přeplánujte) – můžete na něco/někoho čekat, objeví se komplikace, … ale zároveň se zamyslete, jestli je to náhoda, nebo se to dalo čekat a tedy i plánovat.
- Dodržujte strukturu úkolů – takovou jaká Vám vyhovuje – ale konzistentěn. Já třeba držím strukturu: termín – projekt – priorita – zdroj – popis.
- Večer opět doporučím “skouknout” notýsek – pokud je vyškrtáno vše z dne, je to fajn
- Dělejte to poctivě – děláte to pro sebe a ne pro nikoho jiného – takže si pište i úkoly, které nechcete dělat – dáte jim termín a už “vás to tlačí” udělat a odškrtnout.
- dalšímu kroku přejděte až ve chvíli, kdy tohle prostě funguje …
GTD … step 1
Getting Thing Done patří mezi “moderní” metody řízení času. Do uvozovek dávám spíše proto, že je to takové shrnutí (alespoň jak jsem ho poznal) postupů, zvyků, metod, které jsou již dlouho známy. Zde jsou zdokumentovány a popsány Best Practices – tedy doporučení, od zkušenějších, jak to dělat – od časových horizontů, přes třídění až po např. způsob zapisování.
Vsuvka: omlouvám se za tolik anglicismů – ale je to oblast hojně používaná v IT a manažery … ti dávají rádi najevo jak jsou Free, Coll a In, jsou to úplní frikulíni a jejich řeč má za následek používání těchto názvů i v češtině. V tomto případě mi to tolik nevadí jako rozhovor typu … tak zítra musím ten svůj badžet prezentovat na mítinku a pak si odčekovat svoje tásky, které mám v tudů listu od svého sjůprvajzra – potom můžeme zajít na lanč a třeba na šoping než vyrazím na bajk … brrr nevím co to je, ale čeština nikoliv 🙂
Pro mnoho lidí je IMHO náročné začít “najednou” s metodikou popsanou na x desítkách stránek – i můj případ. Nicméně asi mnoho jiných má pocit jako já, že neustálé přeskakování mezi úkoly (správně bych měl možná napsat svičovat tásky), nesystematičnost a zapomínání stojí čas, úsilí a peníze. Takže jsem si řekl, že kromě toho času a nadšení nemohu nic ztratit, když postupně vyzkouším některé postupy … POSTUPNĚ.
Tedy krok první – ToDo listy. Vytvořil jsem si seznam projektů (myšleno velkých, ucelených úkolů), které zrovna dělám, mám za ně odpovědnost + jeden obecný – pracovně jsem si ho nazval “Život”, kam házím věci, které prostě někdy chci/musím udělat – teď tam mám třeba návštěvu lékaře. Každý projekt má dost úkolů, které jsem si k nim připsal – měly by být IMHO krátké/konzistentní – tedy věc, kterou uděláte najednou. Docela dobrá věc je ještě si tyto úkoly označit – třeba tím, kde se musí udělat – práce/doma/telefonát/email/internet – když pak dorazím do práce, projedu prostě jenom věci označené do práce, seřadím podle termínu (případně priority) a jedu …
Abych trochu technicky doplnil, používám částečně google tasks (napojený na outlook) a na projekty nainstalovaný taskfreak na vlastní doméně. Nicméně čím dál víc mám pocit, že čím jednodušší nástroj, tím možná lépe, takže ten nejjednodušší ToDo seznam, případně tužka a sešit vykonají asi podobnou službu, někdy možná i lépe.
Závěr: Cílem celého je
- Co nejméně přeskakovat mezi různými úkoly – proto by měl jeden úkol být krátký a dát se udělat najednou – zamezí se onomu přemýšlení, když se k něčemu vrátíte po 10-ti minutách “co já jsem to vlastně už udělal a jak jsem to myslel …”
- Nezapomínat na důležité úkoly – když si jednou za (třeba týden) projedete svoje úkoly narazíte na věci, které by měly být hotovy a připomenete si je. POdmínkou samozřejmě je, abyste je zaznamenávaly – seznam úkolů byl úplný …
- Nemuset neustále myslet “co všechno mám udělat” – vezmu seznam a vím co mám udělat – opět pokud si tam úkoly zodpovědně zapisuji.
Give it a try.
LinkedIn
