GTD krok 3 – milestones
Po nějaké době jsem přikročil k dalšímu kroku – milestones.
Princip je opět až krutě jednoduchý – stanovíme si cíle na časová období a doporučuji zvolit den a týden. Cílů by mělo být málo, mělo by být jasně poznatelné splnil/nesplnil a … to je asi vše.
Zní to strašně jednoduše a fakt to tak jednoduché je – v pondělí ráno/v neděli večer si prostě vklidu sedneme podíváme se (pokud máme) na cíle z minulého týdne – splněny O.K. vyškrtneme, nesplněny – zkusíme se zamyslet proč a sepsat si na to pár bodů, případně se zamyslet, jestli úkol trvá, co musíme změnit, abychom tento cíl dosáhli následují týden. No a doplníme další cíle na následující týden.
Úplně stejný proces provedeme ráno/večer (jak se komu hodí – já volím ráno ve vlaku) a stanovíme si menší cíle na tento den.
V první fázi doporučím si dávat na den 2, maximálně tři cíle a na týden maximálně do pěti. Po pár týdnech uritě zlepšíme odhad, co za ýden/den zvládneme a co je moc. Že se ne vždy vše podaří je realita, ale měli bychom si sami pro sebe říct, proč se to nepovedlo – děláme to pro sebe, je lepší si přiznat, že jsem “dnes neměl svůj den achatoval s kamarádem”, než vymýšlet důvody a lhát sám sobě – i zde platí věta “kdo chce, udělá, kdo nechce, hledá důvody proč to nejde.”
Jako druhou radu přidám věc zmíněnou snad ve všech GTD příručkách – snažte se co nejvíce udělat ráno – neodkládat to.
GTD krok 2 – zkušenosti a retro
Pokud jsem celkem bez problému začal používat seznamy úkolů a mohu říci, že se velmi osvědčily – postupně se věci řeší …
Druhý krok – pomodoro timer je pro mě mnohem náročnější – 25 minut bez přerušení telefonem, kolegou, … něčím je prostě luxus, který je těžko dosáhnout a někdy musím být velmi nepříjemný, abych to dodržel – navíc mi celkem vadí hovor za zády, takže při čtyřech lidech v pracovně to je prostě náročné. Zároveň musím potvrdit, že ono 20-25 minutové “zabrání se do práce” a soustředění prostě většinou problém posune vpřed daleko více než 5 krátkých desetiminutovek přerušovaných něčím. No nic, budu se muset holt více snažit.
Zároveň jsem si při tom všimnul, že problém GTD a ZTD se vůbec netýká jenom jednotlivce, ale stejně tak i skupin, organizací, firem, … Kolikrát jenom kolem sebe vidím chaotické poskakování z problému na problém a řešení prkotin v okamžiku, kdy jsou závažné problémy čekající na vyřešení. Snad každý větší projekt/úkol/cíl by si u organizace i člověka zasloužil na začátku alespoň krátké zamyšlení a uvědomění si, co všechno pro to je třeba splnit. Tento základní kámen (alespoň dle mého názoru) je u tolika problémů opomíjen, že mohu říci – projektové řízení v ČR téměř neexistuje.
Pokud mohu pozorovat, většina projektů je řízena s tím, že chceme dosáhnout “něčeho velmi obecného” – pravděpodobně s vizí, že se to těžko měří a nebude nikdo později řešit, jestli byl projekt úspěšný nebo ne. Věc jako harmonogram prací – klidně načmáraný na nástěnku v kanceláři a odškrtávání milníků (splněných úkolů) + jeho postupné změny – posouvání, doplňování/mazání dalších úkolů – to je v našich podmínkách snad sci-fi.
Ono je to vlastně pochopitelné – v ČR je nyní u moci (na vedoucích postech) generace 40-50-níků, která tohle nikdy nestudovala a je v této oblasti “samouky”. Často lidé s velmi vysokou odborností hřeší právě na svoje odborné znalosti z oboru, ale o managementu a řízení “nemají páru”. Těžko jim vyčítat, že to nestudovali, ale lze říci, že mnozí z nich se ani nyní nesnaží. Po svých podřízených skoro automaticky vyžadují další vzdělávání, ale sami tu svojí nejpotřebnější odbornost – vést a řídit – zanedbávají naprosto fatálním způsobem.
Ostudou mladších generací je fakt, že je ještě nepřeválcovala. Bohužel je to dáno “zatuchlostí a malostí” českého obchodního rybníčku, kde je nejčastější taktikou “já na bráchu, brácha na mě”. Začíná to už u státních/obecních zakázek, kde nejčastěji oslovenými firmami jsou ty, které patří “Pepovi od vedle”, nebo které “dali patřičné všimné”. A stejné je to u velkých firem – i zde si lidé jen na trochu vyšších postech dohazují zakázku jeden druhému, protože firma to zaplatí.
Za této situace je potěšující fakt, že velké firmy postupně klesají ve významu a rozvíjí se mnoho drobnějších firem, které přestáli krizi, často lépe než ty velké, které mají silnější základy (možná, že shnilé, ale základy). Všem těmto malým firmám: Hodně štěstí.
GTD krok 2 … pomodoro timer
Tak tohle bude oříšek – jeden z nejhorších problémů – roztěkanost. Doporučené řešení je tzv. pomodoro časovač. Přeneseně řečeno “minutka na vajíčko”. Postup je jednoduchý, ale o to náročnější na sebekázeň.
- Nastavit si časovač na určený čas – doporučuje se cca 20-30 minut (nejčastěji jsem viděl hodnotu 25 minut, ale asi bude záležet na každém z nás). Po tuto dobu pracovat na konkrétním úkolu …
- Práci v tomto intervalu nepřerušovat, nevěnovat se ničemu jiném – žádný web, žádné maily, žádné bloumání – prostě makat na konkrétním úkolu (moderně tásku 🙂
- Pokud už musím přerušit práci (prostě příroda zavolá, tornádo, šéf, pohledná kolegyně, …) časovač vypnu a zapnu ho znovu OD ZAČÁtku v okamžiku, kdy se znovu dávám do práce.
- Po uplynutí intervalu (minutka cinkne, …) si dávám cca 5 minut pauzu (moderně break 🙂 – email, protáhnout se, web, … cokoliv, ale nemyslet na problém – snaha o dosažení nového pohledu “proč to proboha dělám takhle, …)
- A znovu zapínám časovač na daný interval a vrhám se do práce.
- Tenhle koloběh práce – pauza opakuji 3-4 krát a následuje čtvrthodina odpočinku. Lze také přejít na další úlohu, proběhnout seznam úkolů, …
Jestli se to někomu zdá easy, zkuste si to – skoro u každé duševní činnosti to vyžaduje šílenou sebekázeň – nerozptylovat se a stejně tak na problém během pauzy nemyslet …
But go on – let’s try it. Right now, right here
GTD … step 1 – zkušenosti
Po dvou týdnech mohu shrnout následovně:
- Opravdu mám pocit, že jsem vyřešil dost věcí, které jsem předtím odkládal
- Hodně pomůže, pokud máte nějaký pravidelný režim – něco co denně dodržujete a “úkolovníček” k tomu přidat – já třeba denně ráno cvičím – takže po cvičení kouknu do notýsku na úkoly – mozek prokrvený a aspoň vím, co mě ten den (asi) čeká – krom toho má hned po cvičení člověk pocit “že z nejhoršího je venku” 🙂
- Pokud neplatí bod 2) zkuste to jako “první věc, když přijdu do práce” třeba spolu s ranním čajem/kávou
- Doporučuji na začátku projekty rozdělit “spíše více” … na cca 5-10
- Podobně doporučuji úkoly navrhovat krátké – něco co prostě uděláte do hodiny – delší úkoly mají tendenci být odkládány – není na ně chuť
- Použijte (aspoň pro začátek) to nejjednodušší co máte – notes na psaní úkolů, maximálně outlook úkoly/co nejjednodušší ToDo aplikaci/službu – žádné “Project managery” atd.
- Zkuste si (třeba po týdnu) úkoly trochu organizovat – prioritu, místo/zdroj – to se mi hodně osvědčilo – úkoly, které musím udělat v práci, doma, potřebuji na ně internet, telefon, ostatní – pokud si pak ráno zobrazíte jen úkoly “práce” – víte co máte dnes udělat. Ovšem pořád platí – jednodušší = lepší – tedy žádné komplikované zdroje/místa, zvolit jich tak cca 5 a poslední “ostatní”. Podobně priority třeba 3 vysoká, normál, nízká …
- Jeden trik proti ZTD – vytvořte si projekt “život”/”ostatní” … no nazvěte si ho jak chcete a tam sypte … no prostě to ostatní s vědomím, že konec projektu život – moc dosáhnout sice nechceme, ale jeho úkoly plnit ano 🙂
- Pokud někde propadne termín – do poznámky si napište důvod (a případně přeplánujte) – můžete na něco/někoho čekat, objeví se komplikace, … ale zároveň se zamyslete, jestli je to náhoda, nebo se to dalo čekat a tedy i plánovat.
- Dodržujte strukturu úkolů – takovou jaká Vám vyhovuje – ale konzistentěn. Já třeba držím strukturu: termín – projekt – priorita – zdroj – popis.
- Večer opět doporučím “skouknout” notýsek – pokud je vyškrtáno vše z dne, je to fajn
- Dělejte to poctivě – děláte to pro sebe a ne pro nikoho jiného – takže si pište i úkoly, které nechcete dělat – dáte jim termín a už “vás to tlačí” udělat a odškrtnout.
- dalšímu kroku přejděte až ve chvíli, kdy tohle prostě funguje …
LinkedIn
